Более популярным решением среди современных компаний, стремящихся оптимизировать бизнес-процессы и сократить издержки, становится аутсорсинг заработной платы. Связано это с тем, что бухгалтерия предприятий часто направлена на прибыль, в результате чего недостаточное внимание уделяется кадровому делопроизводству.

Как всё работает при аутсорсинге

КДП и расчёт зарплаты — сложные области бухгалтерии, которые чувствительны к ошибкам. Любые недочёты в этой сфере увеличивают риск трудовых споров из-за оплаты труда, приводят к снижению лояльности сотрудников. Поэтому организации предпочитают использовать аутсорсинг ЗП и передают все расчёты сторонней бухгалтерии. Это позволяет автоматизировать задачи и делегировать наиболее сложные процедуры.

Кадры и зарплата часто ведутся в отдельной системе учёта (например, 1С:ЗУП). То есть передать этот участок другой компании не составляет труда. Существует несколько моделей обслуживания, которые outsourcing-провайдеры могут предложить компаниям:

• Полная передача функционала. Весь процесс расчёта заработной платы и кадрового делопроизводства передаётся внешней бухгалтерии. Это позволяет компании полностью избавиться от рутинных функций и сосредоточиться на основных бизнес-задачах. Такая модель полезна для организаций, которые хотят минимизировать внутренние административные нагрузки и повысить эффективность управления персоналом. При необходимости в рамках аутсорсинговой деятельности может проводиться аудит расчёта заработной платы и другие необходимые процедуры.

• Передача расчёта заработной платы (кадровое делопроизводство остаётся внутри компании). В этой модели расчёт заработной платы полностью передаётся аутсорсеру, а кадровое делопроизводство остаётся внутри организации. Провайдер берёт на себя задачи по определению заработной платы. Специалисты компании и провайдера работают в единой учётной системе, что обеспечивает согласованность действий и минимизирует риск ошибок. Аутсорсинг зарплат позволяет предприятию автоматизировать стандартные процессы.

• Передача кадрового делопроизводства (расчёт зарплаты остаётся внутри компании). Подобная модель предполагает передачу на аутсорсинг только кадрового делопроизводства. Компания может выбрать, какие функции передать на аутсорсинг, что позволяет адаптировать услуги под свои нужды. Такая модель удобна для компаний, которые хотят сохранить контроль над распределением заработной платы.

Каждая из представленных моделей имеет преимущества и подходит для разных типов организаций. Важно тщательно оценить потребности компании и выбрать ту модель аутсорсинга, которая наилучшим образом соответствует бизнес-целям и позволяет максимально эффективно управлять кадровыми и расчётными функциями.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства

Передача ведения расчётов по заработной плате имеет ряд преимуществ для организации. Среди плюсов аутсорсинга:

• Снижение затрат. Одним из ключевых преимуществ является возможность значительного сокращения расходов. Компании могут избежать затрат, связанных с содержанием штатного отдела по расчёту заработной платы и ведению кадров. Исключаются расходы на зарплаты сотрудников, их обучение, покупку программного обеспечения. Вместо этого предприятие платит фиксированную сумму за предоставляемые услуги, что позволяет лучше планировать бюджет.

• Исключение критических ошибок. Профессиональные аутсорсинговые компании имеют специализированных сотрудников и современные системы для управления кадровыми вопросами. Это снижает вероятность ошибок при учёте расчётов по заработной плате, которые могут привести к серьёзным финансовым и юридическим последствиям.

• Соблюдение законодательства. Законы и нормативные акты, регулирующие трудовые отношения и налогообложение, постоянно меняются. Для компаний крайне важно соблюдать требования законодательства, чтобы избежать штрафов и санкций. Аутсорсинговые фирмы постоянно мониторят изменения в законодательстве и обеспечивают их своевременное внедрение в процессы.

• Фокус на конкретных задачах. Аутсорсинг расчёта заработной платы позволяет руководству и сотрудникам компании сосредоточиться на важных рабочих задачах. Зачастую это важно для малого и среднего бизнеса, где ресурсы ограничены, из-за чего требуется автоматизировать рутинные процессы.

• Гибкость и масштабируемость. Аутсорсинг предоставляет компаниям гибкость в управлении ресурсами. В периоды роста или сокращения бизнеса можно легко изменить объём услуг, предоставляемых аутсорсинговой компанией, без необходимости нанимать или увольнять сотрудников. Это актуально для сезонных бизнесов и компаний, проходящих через фазы активного роста или реструктуризации.

Несмотря на преимущества, связанные с оказанием услуг по расчёту заработной платы, клиенты могут столкнуться с некоторыми потенциальными минусами и опасениями. Один из первых недостатков — это высокая цена услуг аутсорсинга. На первый взгляд, может показаться, что расходы на такую услугу превышают затраты на содержание штатных сотрудников. Однако при более детальном рассмотрении становится ясно, что такие сравнения не всегда оправданы.

Некоторые компании могут беспокоиться из-за отсутствия прямого взаимодействия с внештатным бухгалтером. Однако современные аутсорсинговые компании предлагают ряд решений: среди них назначение отдельного менеджера и постоянные консультации по услугам расчёта ЗП.

Когда потребуется аутсорсинг

Услуга станет экономически выгодной в нескольких ситуациях:

• требуется помощь с расчётом ЗП и ведением кадров;

• нужно исправить бухгалтерские ошибки;

• в штате нет бухгалтера;

• из-за текучки в компании нет времени на подготовку кадровых документов.

Ситуации могут быть разными: например, увольнение бухгалтера перед годовым отчётом. За короткое время компании потребуется вновь запустить расчётные процессы и исполнить обязательства по выплатам. Сделать это собственными силами непросто, поэтому проще воспользоваться услугами по аутсорсингу для расчёта заработной платы.

Также помощь сторонней бухгалтерии потребуется для аудиторской проверки текущих процессов. У компании может появиться запрос на выявление ошибок, подготовку к налоговой проверке или восстановление кадровых процессов.

Как выбрать специалистов для аутсорсинга

Выбрать подрядчика для кадровых задач непросто. В процессе стоит обратить внимание на следующие критерии:

• репутация аутсорсера;

• используемое ПО;

• стоимость аутсорсинга расчёта заработной платы;

• стандарты безопасности;

• качество услуг и квалификация сотрудников.

Значение имеет способ общения с подрядчиком, наличие собственного менеджера, оперативность взаимодействия. Также обратите внимание на то, чтобы услуги по расчёту заработной платы предоставлялись только по договору — это финансово и репутационно обезопасит вашу компанию. Правильный выбор организации для аутсорсинга поможет повысить эффективность бизнеса, сократить затраты и избежать рисков.